Hướng Dẫn Gửi Bưu Phẩm
- Gửi Bưu Phẩm là Các Loại Giấy Tờ, Tài Liệu, Hóa Đơn, Chứng Từ, …
- Chuẩn Bị
Trước khi gửi bưu phẩm (giấy tờ, tài liệu, hóa đơn, chứng từ, …), Quý khách cần thực hiện các bước sau:
- Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu, hóa đơn, … cần gửi.
- Đảm bảo nội dung các tài liệu không vi phạm các điều khoản cấm gửi của KCN Logistics và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
- Ghi rõ thông tin người gửi và người nhận trên phong bì hoặc bên ngoài bưu gửi. Trong một số trường hợp, thông tin người nhận (bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ) là bắt buộc để đảm bảo dịch vụ chuyển phát được triển khai hiệu quả.
- Hoàn thành các khâu chuẩn bị bưu gửi trước thời gian cắt hàng theo quy định của KCN Logistics.
- Liên hệ với KCN Logistics để báo lấy bưu phẩm chuyển phát.
- Trường hợp có yêu cầu đặc biệt về việc nhận, phát hay sử dụng dịch vụ chuyển phát đặc biệt, Quý khách cần thông báo chi tiết cho KCN Logistics để nhận được tư vấn về khả năng triển khai, thời gian nhận – phát, cước phí và các yêu cầu phát sinh khác. Điều này sẽ đảm bảo bưu phẩm được chuyển đi đúng theo yêu cầu của người gửi.
- Đóng Gói
- Yêu cầu chung:
- Tất cả các loại bưu gửi cần được đóng gói bằng vật liệu phù hợp như phong bao, nylon, carton hoặc các vật liệu mềm khác.
- Đóng gói các loại giấy tờ quan trọng:
- Quý khách cần dán kín hoặc niêm phong (bằng dấu hoặc chữ ký) đối với một số loại giấy tờ quan trọng (ví dụ: hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ thầu, …) nếu cho là cần thiết.
- Tùy chọn đóng gói:
- Quý khách có thể tự đóng gói hoặc yêu cầu KCN Logistics thực hiện. Trong từng trường hợp cụ thể, KCN Logistics sẽ tư vấn phương án đóng gói phù hợp.
- Gửi Bưu Phẩm
- Ghi thông tin đầy đủ:
- Ghi đầy đủ thông tin của bưu gửi trên vận đơn hoặc kiểm tra lại thông tin nếu đã được nhân viên của KCN Logistics ghi.
- Khai báo dịch vụ:
- Xác định loại hình dịch vụ chuyển phát muốn sử dụng.
- Khai báo nội dung bưu gửi:
- Ví dụ: tài liệu, hóa đơn, hộ chiếu, …
- Đối với hóa đơn VAT, ngoài việc kê khai loại hình là hóa đơn, Quý khách cần ghi rõ số hóa đơn lên bill gửi.
- Kiểm tra thông tin:
- Rà soát lại số lượng, trọng lượng, cước phí (nếu có) được kê khai trên vận đơn.
- Xác nhận và giữ biên nhận:
- Ký vào phần người gửi trên vận đơn và giữ lại một niên (niên hồng) để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại khi cần thiết.
- Gửi Bưu Phẩm là Hàng Hóa
- Chuẩn Bị Gửi Hàng
- Chuẩn bị hàng hóa cần gửi:
- Kiểm tra số lượng, trọng lượng và chủng loại hàng hóa.
- Xác minh danh mục hàng hóa:
- Liên hệ với KCN Logistics để kiểm tra xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm gửi của Nhà nước hoặc hàng không Việt Nam hay không.
- Chuẩn bị giấy tờ kèm theo:
- Đối với hàng hóa đặc biệt hoặc số lượng lớn, cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, hóa đơn, chứng từ đi kèm.
- Ghi rõ thông tin người gửi và người nhận.
- Liên hệ với KCN Logistics:
- Thông báo về việc lấy bưu phẩm chuyển phát. Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa (chủng loại: hàng thông thường, hàng giá trị cao, hay hàng đặc biệt; số kiện, trọng lượng; nơi đến; hình thức chuyển phát: chuyển nhanh, chuyển thường, hỏa tốc, …) để nhận được tư vấn chi tiết về dịch vụ và yêu cầu đóng gói, vận chuyển; đồng thời sắp xếp phương tiện vận chuyển phù hợp.
- Đóng Gói Hàng Hóa
Đóng gói là bước quan trọng nhằm hạn chế hư hỏng cơ học trong quá trình vận chuyển. Đối với một số loại hàng hóa (máy móc, linh kiện điện tử, hàng dễ vỡ, hàng đặc biệt, hàng nguy hiểm, …), yêu cầu đóng gói được thực hiện nghiêm ngặt theo quy chuẩn.
- Kiểm tra tình trạng đóng gói:
- Thông báo cho KCN Logistics nếu có yêu cầu hỗ trợ hoặc tư vấn về việc đóng gói.
- Tự đóng gói:
- Quý khách có thể tham khảo hướng dẫn đóng gói trên website của KCN Logistics để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà vận chuyển.
- Dịch vụ đóng gói của KCN Logistics:
- Nếu yêu cầu, Quý khách cần dự trù thời gian để đóng gói nhằm không ảnh hưởng đến thời gian phát hàng.
- Các loại hàng hóa bắt buộc phải đóng gói:
- Linh kiện điện tử, hàng giá trị cao.
- Máy móc, thiết bị.
- Laptop, điện thoại di động.
- Hàng thực phẩm, đông lạnh.
- Hàng dễ vỡ, hàng có hình dạng đặc biệt hoặc có các đặc tính vật lý có thể ảnh hưởng tới hàng hóa khác.
- Gửi Hàng Hóa
- Ghi đầy đủ thông tin:
- Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận trên vận đơn.
- Khai báo thông tin hàng hóa:
- Bao gồm loại hình dịch vụ lựa chọn, chủng loại, số lượng hàng hóa, yêu cầu đóng gói và các giấy tờ, hóa đơn chứng từ đi kèm.
- Kiểm tra lại thông tin:
- Rà soát thông tin trên vận đơn trước khi bàn giao hàng cho nhân viên giao nhận của KCN Logistics.
- Xác nhận và giữ biên nhận:
- Ký xác nhận vào mục người gửi và giữ lại niên hồng để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại khi cần thiết.
